個人情報ファイルとは、保有個人情報を含む情報の集合物であって、一定の事務の目的を達成するために特定の保有個人情報を容易に検索できるように体系的に構成したものです。個人情報ファイルには電子計算機（コンピュータ）を用いて検索できるもの（電算処理ファイル）と五十音順に並べるなどして手作業で容易に検索できる（マニュアル処理ファイル）があります。

個人情報の保護に関する法律（平成１５年法律第５７号）の改正に伴い、１，０００人以上の生存する個人に関する情報を含む個人情報ファイルを保有しようとするときは、ファイルの名称やファイルの利用目的等を記載した「個人情報ファイル簿」を作成し、公表することが義務付けられています。

※「保有個人情報」とは、職務上作成し、又は取得した個人情報であって、職員が組織的に利用するものとして、当該実施機関が保有しているものをいいます。ただし、公文書に記録されているものに限ります。